Administration
Premiers pas avec votre outil Leviia Next (Administrateur)
Cher(e)s client(e)s, Vous venez de réaliser l'acquisition de licences pour une suite collaborative propulsée par Leviia. Voici une première liste d'articles qui peuvent vous aider dans l'administration de votre nouvel outil Leviia Next : Gestion des comptes Créer un utilisateur Créer un groupe d'utilisateurs [Supprimer/déEn vedetteAjouter un compte utilisateur sur votre instance
Présentation. Cette documentation montre comment créer un utilisateur sur votre drive. Cet utilisateur pourra ainsi se connecter, utiliser les applications disponibles sur votre instance, déposer des données, accéder aux fichiers partagés ou créer des partages. Rendez-vous sur votre espace professionnel. Cliquez sur votre profil en haut à droite de l'interface puis cliquez sur Comptes. , puis sur Comptes. Cliquez ensuite sur l'icône ... (en bout de ligne) et sélectionnez l'action de votre choix.  puis sur Comptes. Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur +, renseignez un nom et validez avec la flèche. ![]Peu de lecturesModifier un compte utilisateur
Depuis votre espace professionnel cliquez sur l'icône "Mon compte" (la lettre de votre début de nom de compte en haut à droite) puis cliquez sur "Comptes". Cliquez sur "Paramètres gestion des comptes" (en bas à gauche de votre écran) puis cochez "Afficher la langue" et "Afficher la dernière connexion". ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/1/8Peu de lecturesParamétrer les options d'OnlyOffice
En tant qu'administrateur, vous pouvez définir les paramètres de votre éditeur OnlyOffice pour votre instance. Vous pouvez définir les paramètres suivants : les paramètres communs, c'est-à-dire restreindre l'accès aux éditeurs pour certains groupes, l'application de format spécifique par défaut etc. les paramètres de personnalisation de l'éditeur, c'est-à-dire sauvegarder les versions intermédiaires lors de l'édition, les paramètres d'affichages de l'interface utilisateur, le mode de révisiPeu de lecturesGérer les paramètres de partage de votre instance
En tant qu'administrateur, vous pouvez affiner le comportement de partage de votre instance : Définir une date d'expiration par défaut pour tous les partages. Paramétrer les droits de partage par lien de tous vos utilisateurs. Gérer les possibilités de partage entre groupes etc... Rendez-vous sur votre instance dans les "Paramètres d'administration" du compte. 2Peu de lecturesGérer la politique des mots de passe de votre instance
En tant qu'administrateur, vous pouvez définir la politique des mots de passe de votre instance comme : une longueur minimale du mot de passe une date d'expiration un verrouillage du compte utilisateur en cas de multiples tentatives de connexions échouées etc. Rendez-vous sur votre instance dans les "Paramètres d'administration" du compte . Dans les paramPeu de lecturesUtiliser l'application Dossiers d'équipe sur votre instance
Présentation. L'application Dossiers d'équipe permet de créer des dossiers partagés à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs ainsi qu'aux équipes, sans que ce dossier appartienne à un compte en particulier. C’est une fonction de partage généralisé très utile pour éviter les problèmes de gestion de départ de collaborateur et de partage des informations. L'administrateur de l'instance est le seul à pouvoir générer un dossier d'équipe. Il peut configurer finement des droits spécifiques (lectPeu de lecturesPersonnaliser l'apparence de votre instance
Présentation. Cette documentation présente les paramètres liés à l'apparence de votre instance. Votre espace peut être personnalisé par les administrateurs. Accès à l'application de personnalisation. Pour accéder à l'interface permettant de personnaliser l'apparence de votre instance, il est nécessaire d'être connecté à un compte administrateur puis de se rendre dans : Paramètres d'administration > Personnaliser l'apparence. 
Cher(e)s client(e)s, Voici une première liste d'articles qui peuvent vous aider dans l'utilisation de votre nouvel outil Leviia Next : Applications Connecter l'application Leviia sur Windows Connecter l'application Leviia sur Mac [Connecter l'application Leviia sur Linux](https://wiki.leviia.com/fr/artiEn vedetteInstaller et paramétrer OnlyOffice en local pour le travail collaboratif
| Installation Afin de profiter pleinement du travail collaboratif, il peut être utile d'utiliser la suite OnlyOffice en local: https://www.onlyoffice.com/fr/download-desktop.aspx?from=desktop. | Configuration Une fois l'installation terminée, ouvrir l'application et cliquer sur l'icône "+" en face de Clouds : Cliquer ensuite sur "Nextcloud": ![](httpsQuelques lecturesPartager vos fichiers avec vos utilisateurs
Pour ajouter un utilisateur à vos dossiers/fichiers, vous devez dans un premier temps cliquer sur l'icône de "Partage" puis insérer son nom d'utilisateur dans la barre de recherche. Une fois votre utilisateur trouvé, cliquez dessus. ![](httPeu de lecturesPro : Partager un agenda avec un utilisateur
Il est possible de partager votre agenda aux autres utilisateurs de votre instance PRO. Cliquez sur l'icône de modification de l'agenda que vous souhaitez partager. Dans la fenêtre "Éditer l'agenda", saisissez le nom de l'utilisateur à qui vous souhaitez partager votre agenda, dans le champ "Partager avec des utilisateurs ou des groupes". ![](https://storage.crisPeu de lecturesActiver la double authentification sur votre compte PRO
| Cette documentation concerne les comptes créés sur une instance PRO. Il faut au préalable installer une application de double authentification telle que 2FA Authentificator. Rendez-vous dans les paramètres en cliquant sur votre profil, en haut à droite de l'écran. Rendez-vous ensuite dans l'onglet Sécurité visible sur le volet de gauche. Puis, cochez la case "ActiPeu de lecturesUtiliser l'application Activité sur votre instance
L'application Activité permet aux utilisateurs de voir les actions liées à leurs fichiers, dossiers, partages et données sur votre instance PRO. Chaque utilisateur peut configurer ses propres paramètres d'activité : choix du type d'activité à suivre, modalité d'envoi par e-mail en cas de modifications, ou encore réception d'un résumé quotidien chaque matin. L’administrateur de l’instance possède lui une vision globale sur l’ensemble des changements effectués par les utilisateurs. En tant qu'utiPeu de lecturesUtiliser le verrouillage de fichiers
Votre drive prend en charge un système de verrouillage temporaire de fichiers afin d'éviter les modifications simultanées par d'autres utilisateurs lors de l'édition non collaborative. Cette extension permet de verrouiller des fichiers en cours d'édition pour éviter les conflits. Elle donne accès à deux types de verrouillage : automatique et manuel. Verrouillage automatique Le fichier se verrouille automatiquement lorsque vous l’ouvrez, afin d’éviter toute concurrence de modification avec dPeu de lecturesUtiliser les versions de fichiers
Votre drive prend en charge un système de contrôle de version simple pour les fichiers. Gestion des versions La gestion des versions crée des sauvegardes de fichiers accessibles via l’onglet Versions de la barre latérale Détails. Cet onglet contient l’historique du fichier dans lequel vous pouvez restaurer un fichier à n’importe quelle version précédente. L'application de gestionPeu de lecturesAgenda : Créer un calendrier de rendez-vous
La fonctionnalité Calendriers de rendez-vous vous permet de partager facilement vos disponibilités et de laisser vos interlocuteurs réserver un créneau sans échange d’emails. Dans votre agenda, cliquez sur l'icône + en face de Calendriers de rendez-vous : Dans la fenêtre *Édition du calendrier de rendez-vous, *remplir les différentes informations :  Rendez-vous sur votre instance dans les Paramètres du compte Dans le menu Partage, cliquez sur le bouton **Sélectionner un fichierPeu de lecturesCréer et gérer vos équipes sur votre instance
Présentation. L'application Contacts vous permet de créer des équipes intégrant des utilisateurs de votre instance ou des adresses mail externes afin de faciliter la création des partages par exemple. Cette application vous permet aussi de créer des contacts et des groupes. Les équipes ont un fonctionnement différent d'un groupe tel que vous pouvez l'administrer depuis le menu Comptes. Un groupe est composé de plusieurs comptes existants sur votre instance tandis qu'une équipe pPeu de lecturesUtiliser l'application Contacts sur votre instance
Présentation. L'application Contacts vous permet de créer des contacts afin de regrouper leurs coordonnées. Ces contacts peuvent être regroupés dans des groupes de contacts. Il est aussi possible de créer, sur cette application, des équipes intégrant des utilisateurs de votre instance ou des adresses mail externes afin de faciliter la création des partages par exemple. Cette documentation illustre le fonctionnement des contacts et des groupes de contacts. Utilisation de l'applicationPeu de lecturesUtiliser l'application Talk sur votre instance
Présentation. L'application Talk permet de créer des conversations afin d'y inviter d'autres utilisateurs de votre instance mais aussi des personnes externes, ces discussions sont écrites. L'accès à l'application Talk se fait à partir de l'icône présente en haut à gauche de l'interface. La page de présentation vous permet d'afficher les conversations existantes sur le volet gauche de l'écran ainsi que différentes informations (messages non lus, rappels, etc). ![](https://storage.crisp.chatPeu de lecturesUtiliser l'application Formulaires sur votre instance
Présentation. L'application Formulaires vous permet de créer des formulaires et de les partager aux utilisateurs de votre instance ou à d'autres personnes à l'aide d'un partage externe. Chaque utilisateur peut créer un formulaire et le partager. L’administrateur de l’instance accède à des paramètres supplémentaires depuis le menu : Paramètres d'administration > Formulaires. Ces paramètres permettent de : Restreindre la création de formulaires à des groupes spécifiquesPeu de lecturesUtiliser l'application Talk avec visioconférence sur votre instance
Présentation. L'application Talk avec visioconférence permet de créer des conversations afin d'y inviter d'autres utilisateurs de votre instance mais aussi des personnes externes. Ces discussions peuvent être écrites et des appels peuvent aussi être démarrés. Cette documentation présente les options liées à la visioconférence, le démarrage d'un appel ainsi que ses options. Les fonctionnalités de base liées à Talk, de la création d'une conversation à la gestion des participants, sont décritePeu de lecturesUtiliser l'application Notes sur votre instance
Dans cette documentation, nous vous présenterons l'utilisation de l'application Notes ainsi que ses principales fonctionnalités. Cette application de prise de notes vous permet d’organiser facilement vos idées, listes, tâches et bien plus encore. Grâce à l'application Notes, vous pouvez créer, modifier et synchroniser vos notes en toute transparence, où que vous soyez et sur l’ensemble de vos appareils. Créer une note Cliquez sur l'onglet Notes; puis sur le bouton **"+ NouvellPeu de lecturesUtiliser l'application Sondages sur votre instance
L'application "Sondages" permet de créer et partager facilement des questionnaires ou des votes en ligne pour recueillir les avis des utilisateurs de manière collaborative. Pour accéder à l'application Sondages, cliquer sur l'icône de l'application présente en haut à gauche de l'interface : Créer un Sondage Cliquez sur le bouton Nouveau Sondage situé ePeu de lecturesModifier le statut en ligne de votre compte
Introduction. Votre compte est associé à un statut en ligne qui peut être modifié. Cette documentation vous montrera comment faire et quelles conséquences cela implique. Configuration du statut. Le statut lié à votre compte apparaît en haut à droite. Vous pouvez le modifier en cliquant sur votre profil puis sur Définir mon statut. Une fenêtre s'ouvre, faisant apparaître les statuts selPeu de lecturesPartager vos fichiers par lien externe
Avec Leviia, vous avez la possibilité de créer des liens de partage des documents ou des dossiers avec des personnes extérieures. Cela peut-être utile si vous souhaitez envoyer vous-même le lien à la personne ou avoir un accès direct au fichier/dossier pour votre site web, vos réseaux sociaux ou une autre application. Pour créer votre lien de partage, cliquez sur l’icône de "Partage" à droite d'un dossier/fichier. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/1/8/1/7181a953295aPeu de lecturesAfficher les disponibilités d'un utilisateur.
Introduction. Cette documentation présente l'affichage des disponibilités d'un utilisateur de votre instance à travers les applications Agenda et Talk. Configuration des disponibilités. N'importe quel utilisateur a la possibilité de définir ses disponibilités. Pour cela, il faut se rendre dans les paramètres puis dans le menu Disponibilités. L'interface vous permettra ensuite de : Définir vos disponibilités en semaine. Enregistrer une absence. ![](https://storage.crisp.chat/usePeu de lectures