Utiliser l'application Dossiers de groupes sur votre instance
L'application Dossiers de groupes permet de configurer des dossiers partagés à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs, sans que ce dossier appartienne à un compte en particulier. C’est une fonction de partage généralisé très utile pour éviter les problèmes de gestion de départ de collaborateur et de partage des informations. L'administrateur est le seul à pouvoir générer un dossier de groupes. Il peut configurer finement des droits spécifiques (lecture / écriture / partage / quota) sur ces dossiers partagés en donnant des droits spécifiques à des utilisateurs ou des groupes. Un dossier de groupe est un dossier commun, appartenant à l’entreprise et dont les paramètres sont modifiables uniquement par un administrateur.
Pour créer un dossier de groupe, rendez-vous dans les paramètres de votre instance en cliquant sur votre profil en haut à droite, puis dans Dossiers de groupes. Nommez le dossier que vous souhaitez créer puis cliquez sur "Créer". Pour cet exemple, nous le nommons "Commun".
Cliquez sur le bouton de modification pour ajouter un groupe au dossier, cela vous permettra de partager le dossier au groupe sélectionné.
Si vous n'avez pas créé de groupe, il est possible de le faire en suivant cette documentation.
Cliquez sur le champ "Ajouter un groupe" pour que les groupes apparaissent, ici nous sélectionnons le groupe "Commercial".
Les droits que vous souhaitez accorder à ce partage peuvent être paramétrés en cochant ou en décochant certaines options.
À présent, si l'un des comptes bénéficiant du partage se connecte, le dossier partagé sera visible.
Gestion des autorisations avancées
Il est important de comprendre que les autorisations avancées ne sont applicables que sur les sous-répertoires du dossier principal. Ces paramètres permettent de restreindre les droits aux utilisateurs ayant accès au dossier de groupe.
Le dossier principal ainsi que les documents directement à la racine ne peuvent avoir que les autorisations définies pour ce dossier par l'administrateur, les autorisations avancées ne seront pas prises en compte. Si un utilisateur n'a pas le droit de lecture, il ne verra pas le dossier dans son arborescence.
Pour cet exemple, nous prenons le dossier de groupe nommé "Commun" partagé aux groupes admin et Commercial. Ces deux groupes ont tous les droits dessus.
Pour paramétrer les autorisations avancées, l'option doit être cochée sans nécessairement renseigner un utilisateur ou un groupe ensuite.
Dans le dossier de groupe Commun, deux sous-répertoires sont créés : Direction et Documents.
Nous souhaitons restreindre les droits sur le répertoire Direction, pour cela il faut cliquer sur le bouton de partage puis sur le bouton "Ajouter une règle d'autorisation avancée".
Nous souhaitons interdire la modification, l'ajout de fichiers, la suppression et le partage. Pour cela il suffit de cliquer sur le droit et de sélectionner l'option "Interdire".
Nous nous connectons sur un compte faisant partie du groupe Commercial, nous voyons qu'il est impossible de partager un document issu du répertoire Direction, d'en créer un nouveau ou d'en supprimer un.
En restant sur le même compte, sur un autre sous-répertoire du même dossier de groupe, les droits de création, suppression ou de partage sont bien présents.
Pour créer un dossier de groupe, rendez-vous dans les paramètres de votre instance en cliquant sur votre profil en haut à droite, puis dans Dossiers de groupes. Nommez le dossier que vous souhaitez créer puis cliquez sur "Créer". Pour cet exemple, nous le nommons "Commun".
Cliquez sur le bouton de modification pour ajouter un groupe au dossier, cela vous permettra de partager le dossier au groupe sélectionné.
Si vous n'avez pas créé de groupe, il est possible de le faire en suivant cette documentation.
Cliquez sur le champ "Ajouter un groupe" pour que les groupes apparaissent, ici nous sélectionnons le groupe "Commercial".
Les droits que vous souhaitez accorder à ce partage peuvent être paramétrés en cochant ou en décochant certaines options.
À présent, si l'un des comptes bénéficiant du partage se connecte, le dossier partagé sera visible.
Gestion des autorisations avancées
Il est important de comprendre que les autorisations avancées ne sont applicables que sur les sous-répertoires du dossier principal. Ces paramètres permettent de restreindre les droits aux utilisateurs ayant accès au dossier de groupe.
Le dossier principal ainsi que les documents directement à la racine ne peuvent avoir que les autorisations définies pour ce dossier par l'administrateur, les autorisations avancées ne seront pas prises en compte. Si un utilisateur n'a pas le droit de lecture, il ne verra pas le dossier dans son arborescence.
Pour cet exemple, nous prenons le dossier de groupe nommé "Commun" partagé aux groupes admin et Commercial. Ces deux groupes ont tous les droits dessus.
Pour paramétrer les autorisations avancées, l'option doit être cochée sans nécessairement renseigner un utilisateur ou un groupe ensuite.
Dans le dossier de groupe Commun, deux sous-répertoires sont créés : Direction et Documents.
Nous souhaitons restreindre les droits sur le répertoire Direction, pour cela il faut cliquer sur le bouton de partage puis sur le bouton "Ajouter une règle d'autorisation avancée".
Nous souhaitons interdire la modification, l'ajout de fichiers, la suppression et le partage. Pour cela il suffit de cliquer sur le droit et de sélectionner l'option "Interdire".
Nous nous connectons sur un compte faisant partie du groupe Commercial, nous voyons qu'il est impossible de partager un document issu du répertoire Direction, d'en créer un nouveau ou d'en supprimer un.
En restant sur le même compte, sur un autre sous-répertoire du même dossier de groupe, les droits de création, suppression ou de partage sont bien présents.
Mis à jour le : 16/02/2024
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