Administration

• Premiers pas avec votre outil Leviia Next (Administrateur)

  Cher(e)s client(e)s, Vous venez de réaliser l'acquisition de licences pour une suite collaborative propulsée par Leviia. Voici une première liste d'articles qui peuvent vous aider dans l'administration de votre nouvel outil Leviia Next : Gestion des comptes Créer un utilisateur Créer un groupe d'utilisateurs Supprimer/déEn vedette

• Ajouter un compte utilisateur sur votre instance

  Présentation. Cette documentation montre comment créer un utilisateur sur votre drive. Cet utilisateur pourra ainsi se connecter, utiliser les applications disponibles sur votre instance, déposer des données, accéder aux fichiers partagés ou créer des partages. Rendez-vous sur votre espace professionnel. Cliquez sur votre profil en haut à droite de l'interface puis cliquez sur Comptes. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/1/8/1/7181a953295a4800/1-se-rendre-dans-cPeu de lectures

• Supprimer ou désactiver un utilisateur sur votre instance

  Présentation. Cette documentation montre comment désactiver ou supprimer un utilisateur. Depuis votre espace professionnel, cliquez sur votre profil (en haut à droite de l'interface), puis sur Comptes. Cliquez ensuite sur l'icône ... (en bout de ligne) et sélectionnez l'action de votre choix. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/1/8/1/7181a953295a4800/2Peu de lectures

• Créer un groupe d'utilisateurs sur votre instance

  Présentation. Cette documentation montre comment créer un groupe. Plusieurs utilisateurs peuvent être associés à un même groupe, facilitant la création des partages. Depuis votre espace professionnel cliquez sur votre profil (en haut à droite de l'interface) puis sur Comptes. Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur +, renseignez un nom et validez avec la flèche.Peu de lectures

• Modifier un compte utilisateur

  Depuis votre espace professionnel cliquez sur l'icône "Mon compte" (la lettre de votre début de nom de compte en haut à droite) puis cliquez sur "Comptes". Cliquez sur "Paramètres gestion des comptes" (en bas à gauche de votre écran) puis cochez "Afficher la langue" et "Afficher la dernière connexion". (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/1/8Peu de lectures

• Paramétrer les options d'OnlyOffice

  En tant qu'administrateur, vous pouvez définir les paramètres de votre éditeur OnlyOffice pour votre instance. Vous pouvez définir les paramètres suivants : les paramètres communs, c'est-à-dire restreindre l'accès aux éditeurs pour certains groupes, l'application de format spécifique par défaut etc. les paramètres de personnalisation de l'éditeur, c'est-à-dire sauvegarder les versions intermédiaires lors de l'édition, les paramètres d'affichages de l'interface utilisateur, le mode de révisiPeu de lectures

• Gérer les paramètres de partage de votre instance

  En tant qu'administrateur, vous pouvez affiner le comportement de partage de votre instance : Définir une date d'expiration par défaut pour tous les partages. Paramétrer les droits de partage par lien de tous vos utilisateurs. Gérer les possibilités de partage entre groupes etc... Rendez-vous sur votre instance dans les "Paramètres d'administration" du compte. 2Peu de lectures

• Gérer la politique des mots de passe de votre instance

  En tant qu'administrateur, vous pouvez définir la politique des mots de passe de votre instance comme : une longueur minimale du mot de passe une date d'expiration un verrouillage du compte utilisateur en cas de multiples tentatives de connexions échouées etc. Rendez-vous sur votre instance dans les "Paramètres d'administration" du compte . Dans les paramPeu de lectures

• Administrer l'application Invités sur votre instance

  Présentation. Les paramètres d'administration de l'application Invités permettent d'autoriser ou non, aux invités, l'accès à certaines ressources de votre instance. Les invités sont des comptes qui peuvent se connecter sur votre drive mais ne possèdent pas de quota. Administration de l'application Invités. Pour accéder à l'application Invités, les administrateurs de l'instance doivent se rendre dans les paramètres d'administration, puis dans Invités. (https://storage.cPeu de lectures

• Utiliser l'application Dossiers d'équipe sur votre instance

  Présentation. L'application Dossiers d'équipe permet de créer des dossiers partagés à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs ainsi qu'aux équipes, sans que ce dossier appartienne à un compte en particulier. C’est une fonction de partage généralisé très utile pour éviter les problèmes de gestion de départ de collaborateur et de partage des informations. L'administrateur de l'instance est le seul à pouvoir générer un dossier d'équipe. Il peut configurer finement des droits spécifiques (lectPeu de lectures

• Personnaliser l'apparence de votre instance

  Présentation. Cette documentation présente les paramètres liés à l'apparence de votre instance. Votre espace peut être personnalisé par les administrateurs. Accès à l'application de personnalisation. Pour accéder à l'interface permettant de personnaliser l'apparence de votre instance, il est nécessaire d'être connecté à un compte administrateur puis de se rendre dans : Paramètres d'administration Personnaliser l'apparence. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-Peu de lectures

• Utiliser l'application Workflows d'approbation sur votre instance

  Présentation. L'application Workflows d'approbation permet à un utilisateur de soumettre la validation d'un fichier auprès d'un approbateur dont l'autorité a été validée. L'accès au paramétrage de l'application n'est disponible qu'aux administrateurs de l'instance, depuis Paramètres d'administration puis Workflows d'approbation. Création des étiquettes et des workflows. Des étPeu de lectures

Utilisateurs

• Premiers pas avec votre outil Leviia Next (Utilisateur)

  Cher(e)s client(e)s, Voici une première liste d'articles qui peuvent vous aider dans l'utilisation de votre nouvel outil Leviia Next : Applications Connecter l'application Leviia sur Windows Connecter l'application Leviia sur Mac Connecter l'application Leviia sur Linux (https://wiki.leviia.com/fr/article/linux-En vedette

• Installer et paramétrer OnlyOffice en local pour le travail collaboratif

  Afin de profiter pleinement du travail collaboratif, il peut être utile d'utiliser la suite OnlyOffice en local: https://www.onlyoffice.com/fr/download-desktop.aspx?from=desktop. Une fois l'installation terminée, ouvrir l'application et cliquer sur l'icône "+" en face de Clouds : 3. Cliquer ensuite sur "Nextcloud": (httpsPeu de lectures

• Partager vos fichiers avec vos utilisateurs

  Pour ajouter un utilisateur à vos dossiers/fichiers, vous devez dans un premier temps cliquer sur l'icône de "Partage" puis insérer son nom d'utilisateur dans la barre de recherche. Une fois votre utilisateur trouvé, cliquez dessus. (httPeu de lectures

• Partager un agenda avec un utilisateur

  Il est possible de partager votre agenda aux autres utilisateurs de votre instance PRO. Cliquez sur l'icône de modification de l'agenda que vous souhaitez partager. Dans la fenêtre "Éditer l'agenda", saisissez le nom de l'utilisateur à qui vous souhaitez partager votre agenda, dans le champ "Partager avec des utilisateurs ou des groupes". (https://storage.crisPeu de lectures

• Activer la double authentification sur votre compte PRO

  Rendez-vous dans les paramètres en cliquant sur votre profil, en haut à droite de l'écran. Rendez-vous ensuite dans l'onglet Sécurité visible sur le volet de gauche. Puis, cochez la case "ActiPeu de lectures

• Utiliser l'application Activité sur votre instance

  L'application Activité permet aux utilisateurs de voir les actions liées à leurs fichiers, dossiers, partages et données sur votre instance PRO. Chaque utilisateur peut configurer ses propres paramètres d'activité : choix du type d'activité à suivre, modalité d'envoi par e-mail en cas de modifications, ou encore réception d'un résumé quotidien chaque matin. L’administrateur de l’instance possède lui une vision globale sur l’ensemble des changements effectués par les utilisateurs. En tant qu'utiPeu de lectures

• Utiliser le verrouillage de fichiers

  Votre drive prend en charge un système de verrouillage temporaire de fichiers afin d'éviter les modifications simultanées par d'autres utilisateurs lors de l'édition non collaborative. Cette extension permet de verrouiller des fichiers en cours d'édition pour éviter les conflits. Elle donne accès à deux types de verrouillage : automatique et manuel. Verrouillage automatique Le fichier se verrouille automatiquement lorsque vous l’ouvrez, afin d’éviter toute concurrence de modification avec dPeu de lectures

• Afficher les disponibilités d'un utilisateur sur le calendrier

  Sur votre instance, il est possible d'afficher les disponibilités d'un utilisateur lorsque vous souhaitez l'ajouter en tant que participant à un évènement. Connectez-vous à l'interface web de votre instance et rendez-vous sur le calendrier. Créez un nouvel évènement sur votre calendrier, puis cliquez sur "Plus de détails". (https://storage.crisp.chat/users/helPeu de lectures

• Utiliser les versions de fichiers

  Votre drive prend en charge un système de contrôle de version simple pour les fichiers. Gestion des versions La gestion des versions crée des sauvegardes de fichiers accessibles via l’onglet Versions de la barre latérale Détails. Cet onglet contient l’historique du fichier dans lequel vous pouvez restaurer un fichier à n’importe quelle version précédente. Détails des versions L'application de gestionPeu de lectures

• Créer des comptes invités sur votre instance.

  Présentation. Les Invités sont des comptes n'ayant accès qu'aux données que vous leur partagez, ces utilisateurs ne possèdent pas de quota. Ces comptes doivent être créés à partir d'un partage. Ce ne sont pas des utilisateurs que l'on crée depuis le menu Comptes contrairement aux utilisateurs standards. Création d'un compte invité et partage de documents. Parmi les fichiers de l'instance, nous ouvrons le menu de partage d'un répertoire. Pour cet exemple, nous choisissons le répePeu de lectures

• Créer un calendrier de rendez-vous

  La fonctionnalité Calendriers de rendez-vous vous permet de partager facilement vos disponibilités et de laisser vos interlocuteurs réserver un créneau sans échange d’emails. Dans votre agenda, cliquez sur l'icône + en face de Calendriers de rendez-vous : 2. Dans la fenêtre *Édition du calendrier de rendez-vous, *remplir les différentes informations : (Peu de lectures

• Utiliser l'application Talk sur votre instance

  Présentation. L'application Talk permet de créer des conversations afin d'y inviter d'autres utilisateurs de votre instance mais aussi des personnes externes, ces discussions sont écrites. L'accès à l'application Talk se fait à partir de l'icône présente en haut à gauche de l'interface. La page de présentation vous permet d'afficher les conversations existantes sur le volet gauche de l'écran ainsi que différentes informations (messages non lus, rappels, etc). (https://storage.crisp.chatPeu de lectures

• Utiliser l'application Formulaires sur votre instance

  Présentation. L'application Formulaires vous permet de créer des formulaires et de les partager aux utilisateurs de votre instance ou à d'autres personnes à l'aide d'un partage externe. Chaque utilisateur peut créer un formulaire et le partager. L’administrateur de l’instance accède à des paramètres supplémentaires depuis le menu : Paramètres d'administration Formulaires. Ces paramètres permettent de : Restreindre la création de formulaires à des groupes spécifiquesPeu de lectures

• Utiliser l'application Contacts sur votre instance

  Présentation. L'application Contacts vous permet de créer des contacts afin de regrouper leurs coordonnées. Ces contacts peuvent être regroupés dans des groupes de contacts. Il est aussi possible de créer, sur cette application, des équipes intégrant des utilisateurs de votre instance ou des adresses mail externes afin de faciliter la création des partages par exemple. Cette documentation illustre le fonctionnement des contacts et des groupes de contacts. Utilisation de l'applicationPeu de lectures

• Utiliser l'application Notes sur votre instance

  Dans cette documentation, nous vous présenterons l'utilisation de l'application Notes ainsi que ses principales fonctionnalités. Cette application de prise de notes vous permet d’organiser facilement vos idées, listes, tâches et bien plus encore. Grâce à l'application Notes, vous pouvez créer, modifier et synchroniser vos notes en toute transparence, où que vous soyez et sur l’ensemble de vos appareils. Créer une note Cliquez sur l'onglet Notes; puis sur le bouton "+ NouvellPeu de lectures

• Créer et gérer vos équipes sur votre instance

  Présentation. L'application Contacts vous permet de créer des équipes intégrant des utilisateurs de votre instance ou des adresses mail externes afin de faciliter la création des partages par exemple. Cette application vous permet aussi de créer des contacts et des groupes. Les équipes ont un fonctionnement différent d'un groupe tel que vous pouvez l'administrer depuis le menu Comptes. Un groupe est composé de plusieurs comptes existants sur votre instance tandis qu'une équipe pPeu de lectures

• Utiliser l'application Talk avec visioconférence sur votre instance

  Présentation. L'application Talk avec visioconférence permet de créer des conversations afin d'y inviter d'autres utilisateurs de votre instance mais aussi des personnes externes. Ces discussions peuvent être écrites et des appels peuvent aussi être démarrés. Cette documentation présente les options liées à la visioconférence, le démarrage d'un appel ainsi que ses options. Les fonctionnalités de base liées à Talk, de la création d'une conversation à la gestion des participants, sont décritePeu de lectures

• Utiliser l'application Sondages sur votre instance

  L'application "Sondages" permet de créer et partager facilement des questionnaires ou des votes en ligne pour recueillir les avis des utilisateurs de manière collaborative. Pour accéder à l'application Sondages, cliquer sur l'icône de l'application présente en haut à gauche de l'interface : Créer un Sondage Cliquez sur le bouton Nouveau Sondage situé ePeu de lectures

• Transférer la propriété d'un dossier

  Introduction Lors d'un changement de responsable ou du départ d'un utilisateur, il est possible de réassigner la gestion d'un dossier partagé à un nouvel utilisateur désigné. Actions côté transférant (propriétaire actuel) Rendez-vous sur votre instance dans les Paramètres du compte Dans le menu Partage, cliquez sur le bouton Sélectionner un fichierPeu de lectures

• Modifier le statut en ligne de votre compte

  Introduction. Votre compte est associé à un statut en ligne qui peut être modifié. Cette documentation vous montrera comment faire et quelles conséquences cela implique. Configuration du statut. Le statut lié à votre compte apparaît en haut à droite. Vous pouvez le modifier en cliquant sur votre profil puis sur Définir mon statut. Une fenêtre s'ouvre, faisant apparaître les statuts selPeu de lectures

• Créer un enregistrement DNS vers Leviia (OVH)

  Afin de pouvoir accéder à votre espace Leviia via l’adresse "cloud.votrenomdedomaine", il faut créer un enregistrement DNS (CNAME) vers notre nom de domaine : pro.leviia.com. Dans un premier temps, connectez-vous sur l'interface OVH via ce lien. Dans la partie Web Cloud, cliquez sur Noms de domaine puis sur le nom de domaine concerné. Sélectionnez ensuite l'onglet Zone DNS , la configuration de votre zone DNS apparaît. Pour ajouter un enregistremePeu de lectures