Présentation.

L'application Workflows d'approbation permet à un utilisateur de soumettre la validation d'un fichier auprès d'un approbateur dont l'autorité a été validée.

L'accès au paramétrage de l'application n'est disponible qu'aux administrateurs de l'instance, depuis Paramètres d'administration puis Workflows d'approbation.

Création des étiquettes et des workflows.

Des étiquettes doivent être créées afin de les associer à un fichier dont l'approbation sera demandée. Pour cet exemple, nous créons les étiquettes Validée, Rejetée mais aussi En attente.

Un nouveau workflow peut ensuite être créé en cliquant sur + Nouveau workflow, les informations suivantes doivent ensuite être renseignées :

• Titre du workflow : titre à saisir pour nommer le workflow en cours de création.
• Étiquette en attente : nous sélectionnons ici l'étiquette nommée En attente créée à l'étape précédente.
• Qui peut demander l'approbation : saisir le nom d'un utilisateur ou d'un groupe qui permettront à ces personnes de demander l'approbation.
• Qui peut approuver : saisir le nom d'un utilisateur ou d'une groupe qui permettront à ces personnes d'approuver ou non.
• Étiquette assignée lors de l'approbation : nous sélectionnons ici l'étiquette nommée Validée créée à l'étape précédente.
• Étiquette assignée lors du rejet : nous sélectionnons ici l'étiquette nommée Rejetée créée à l'étape précédente.

Une dernière option peut aussi être activée afin de retirer l'étiquette d'un fichier lorsque celui-ci est modifié.

Dans notre exemple, l'utilisateur nommé user peut demander l'approbation d'un fichier auprès d'un autre utilisateur nommé admin, l'approbateur.

Le workflow créé peut ensuite être modifié ou supprimé.

Demander l'approbation.

Sur le compte user, autorisé à demander l'approbation d'un fichier, nous sélectionnons un document et demandons son approbation en cliquant sur ... puis sur Demander l'approbation.

Le fichier ne doit pas être nécessairement partagé à l'approbateur au préalable.

Le workflow doit ensuite être sélectionné.

Le document apparaît à présent comme étant en attente d'approbation.

Depuis le compte de l'approbateur, un clic sur Approbation en attente permet d'ouvrir le fenêtre d'approbation.

Il est possible d'y sélectionner l'approbation ou le rejet.

La validation apparaît à présent auprès du compte de l'approbateur et de l'utilisation ayant demandé l'approbation.

L'approbation peut aussi être vue depuis les détails du fichier.

Mis à jour le : 29/09/2025