Présentation.

L'application Formulaires vous permet de créer des formulaires et de les partager aux utilisateurs de votre instance ou à d'autres personnes à l'aide d'un partage externe. Chaque utilisateur peut créer un formulaire et le partager.

L’administrateur de l’instance accède à des paramètres supplémentaires depuis le menu : Paramètres d'administration > Formulaires.

Ces paramètres permettent de :

• Restreindre la création de formulaires à des groupes spécifiques existants sur l'instance. Les groupes peuvent être créés et gérés en suivant cette documentation.
• Le partage de formulaire peut être paramétré afin d'autoriser ou non le partage par lien (à des personnes externes qui n'ont pas de compte sur l'instance), ainsi qu'aux autres utilisateurs de l'instance.
• L'autorisation d'afficher le formulaire à tous les comptes connectés permet aux utilisateurs connectés à un compte sur votre instance d'accéder aux formulaires que vous créez. Si cette option n'est pas cochée, il sera tout de même possible de définir des partages sur un formulaire comme nous le montrerons dans cette documentation.

Pour accéder à l'application Formulaires, les comptes autorisés à en créer doivent cliquer sur l'icône représentant l'application présente en haut à gauche de l'interface.

C'est ici que les formulaires apparaissent, si vous n'en avez pas, vous pouvez en créer un en cliquant sur Nouveau formulaire ou Créer un formulaire.

Lors de la création d'un formulaire, un nom ainsi qu'une description doivent être renseignés. Cliquez ensuite sur Ajouter une question afin de faire apparaître les propositions suivantes :

Case à cocher : permet de proposer des réponses avec plusieurs choix sélectionnables.

Boutons radio : permet de proposer des réponses avec un choix unique.

Liste déroulante : permet de proposer des réponses avec un choix unique sous forme de liste.

Fichier : permet aux personnes qui répondent au formulaire de déposer un fichier.

Réponse courte : permet de saisir un court texte.

Texte détaillé : permet de saisir un texte plus complet.

Date : permet aux personnes qui répondent de sélectionner une date.

Heure : permet aux personnes qui répondent de sélectionner une heure.

Il est possible de consulter le formulaire à tout moment, même durant sa création, en cliquant sur le bouton Afficher en haut à droite.

Comme le montre la capture d'écran, plusieurs types de question peuvent être sélectionnés au sein du formulaire.

De retour sur l'édition du formulaire depuis le bouton Modifier en haut à droite, il est possible de définir des options à chacune des questions.

Ces options dépendent du type de question.

L'ordre des questions peut aussi être modifié depuis les flèches présentes sur le côté gauche.

Une fois le formulaire prêt, il est possible de le partager à d'autres utilisateurs ou des personnes externes ne possédant pas de compte sur l'instance. Pour cela, cliquez sur le bouton Partager en haut à droite.

Le volet de partage s'ouvre, le lien de partage permet de partager le formulaire à une personne externe. Ce lien sera automatiquement copié dans votre presse-papier et vous pourrez le coller dans un message ou un mail afin de le transmettre à une personne qui ne possède pas de compte sur votre instance.

Voici à quoi ressemble le formulaire lorsqu'une personne externe y accède depuis un lien de partage.

Le champ Rechercher un utilisateur, un groupe ou une équipe permet d'y saisir un nom afin de partager le formulaire.

Dans cet exemple, nous partageons le formulaire à un utilisateur nommé User. Un clic sur "..." permet d'affiner les droits liés au partage ou de le supprimer.

Lorsque l'utilisateur se connecte, le formulaire apparaît sur la partie gauche de l'interface, dans Partagés avec vous.

Il peut ensuite y répondre et cliquer sur Envoyer.

Les résultats apparaissent ensuite auprès des personnes pouvant accéder aux résultats, ainsi qu'un chiffre montrant le nombre de réponses.

Les résultats peuvent être détaillés avec notamment la possibilité de supprimer des réponses.

Le bouton Créer une feuille de calcul permet d'enregistrer un fichier parmi les données de votre drive, contenant les résultats du formulaire.

Le fichier peut ensuite être ouvert depuis le bouton Ouvrir la feuille de calcul ou en vous rendant parmi vos fichiers.

Il est aussi possible de partager un formulaire à tous les comptes connectés sur votre instance. Pour cela, veillez à ce que l'option Autoriser l'affichage du formulaire à tous les comptes connectés dans la barre latérale soit cochée depuis le menu Paramètres d'administration, accessible en cliquant sur votre profil en haut à droite.

Dans les paramètres de partage du formulaire, cochez ensuite Autoriser l'accès à tous les comptes connectés.

À présent, le formulaire est aussi accessible depuis un autre compte présent sur l'instance dont le nom d'utilisateur n'a pas été saisi manuellement dans le champ Rechercher un utilisateur, un groupe ou une équipe.

Des paramètres supplémentaires sont accessibles en ouvrant le volet de partage puis en cliquant sur Paramètres. Seule la personne ayant créé le formulaire y accède.

L'archivage d'un formulaire permet de le fermer et de le retirer de l'interface. Il est toujours accessible depuis le menu Formulaires archivés en bas à gauche, il est aussi possible de le retirer des archives.

Les personnes qui accédaient au formulaire grâce à un partage ne le voit plus apparaître sur l'interface.

Un formulaire sorti des archives reste fermé, il est possible de modifier cela en ouvrant le volet de partage puis en se rendant dans Paramètres, puis en décochant l'option Fermer le formulaire.

Le transfert de propriété permet de transférer les droits d'un formulaire à un autre utilisateur, dans cet exemple, nous sélectionnons l'utilisateur User.

À présent, lorsqu'il se connecte, le compte User ne voit plus le formulaire lui être partagé par une autre personne, mais il le voit comme étant sa propriété.

Le formulaire lui appartient à présent, il peut y accéder, le modifier, visualiser les réponses ou encore paramétrer les partages. S'il le souhaite, il peut transférer les droits de propriété au compte qui les possédait à l'origine.

Mis à jour le : 29/09/2025