Présentation.

Les Invités sont des comptes n'ayant accès qu'aux données que vous leur partagez, ces utilisateurs ne possèdent pas de quota.

Ces comptes doivent être créés à partir d'un partage. Ce ne sont pas des utilisateurs que l'on crée depuis le menu Comptes contrairement aux utilisateurs standards.

Création d'un compte invité et partage de documents.

Parmi les fichiers de l'instance, nous ouvrons le menu de partage d'un répertoire. Pour cet exemple, nous choisissons le répertoire Administratif.

Saisir une adresse mail dans la catégorie Partages internes permet de faire apparaître l'option Créer un compte invité, nous cliquons dessus.

Une fenêtre demande les renseignements à saisir pour procéder à la création de l'invité. L'invité doit être ajouté au groupe Guests.

Les options du partage doivent être définis et validés en cliquant sur Enregistrer le partage.

L'invité apparaît parmi les comptes accédant au répertoire.

Un mail est envoyé à l'adresse de l'invité, lui permettant d'activer son compte.

Le mail demande à l'invité de définir un mot de passe sur son compte.

L'invité peut ensuite se connecter à l'instance et accède au répertoire partagé ainsi qu'aux applications activées pour ces utilisateurs. Les invités ne disposant pas de quota, ils ne peuvent pas déposer de données qui occuperont du volume sur leur espace personnel.

En accédant aux répertoires partagés, ils peuvent tout de même déposer des fichiers.

Par défaut, les applications accessibles par les invités sont volontairement limitées, il est possible de modifier cela depuis les paramètres d'administration invité comme le montre cette documentation.

Modification du compte invité.

L'invité apparaît à présent dans le menu Comptes accessible aux administrateurs de l'instance. Il figure dans le groupe Guests.

Ces invités faisant partie d'un groupe, il est tout à fait possible de leur partager des dossiers d'équipe.

Il est possible de modifier les informations de ce compte en cliquant sur le crayon en bout de ligne, les paramètres devront être sauvegardés en cliquant sur la coche remplaçant le crayon lorsque l'édition est active.

Ces modifications permettent notamment de paramétrer un compte invité de manière à ce qu'il intègre plusieurs groupes.

Il est aussi possible d'interagir avec ce compte en cliquant sur les 3 petits points en bout de ligne.

Les options sont les suivantes :

Supprimer le compte : supprime le compte invité.

Déconnecter tous les appareils et supprimer les données locales : déconnecte le compte des appareils auxquels l'invité s'est connecté.

Désactiver le compte : empêche l'invité de se connecter mais ne supprime pas son compte pour autant.

Renvoyer l'e-mail de bienvenue : si l'invité ne reçoit pas le mail l'invitant à définir un mot de passe après la création de son compte, le mail peut être renvoyé à partir de cette option.

Convertir le compte invité en compte normal : permet de convertir le compte afin de ne plus être un invité sur l'instance mais un utilisateur normal, disposant d'un quota et de toutes les applications.

Interactions avec le compte Invités.

Le compte ayant été créé, voici quelques exemples d'interactions avec celui-ci.

Le partage d'un document à un invité existant peut être créé de la même manière qu'un partage interne classique. Saisir le nom de l'invité permet de faire apparaître son compte.

Un rendez-vous peut être créé et partagé à un invité depuis l'agenda.

Un agenda peut aussi être partagé à un invité, cet invité n'a accès à l'agenda qu'à condition de lui autoriser cette application depuis les paramètres d'administration.

Une discussion avec un invité peut être créée à condition que les invités accèdent à l'application Talk, ce paramètre est à autoriser depuis les paramètres d'administration.

Le compte invité peut être recherché puis ajouté à la conversation.

Le salon a bien été créé et l'invité est visible parmi les participants.

De son côté, l'invité accède aussi à ce salon de conversation.

L'invité peut créer des nouvelles conversations ou rejoindre des conversations publiques. Il ne peut pas inviter directement d'autres comptes Invités.

Cependant, s'il crée une conversation et y invite un groupe, si des invités font partie de ce groupe, ils rejoindront aussi la conversation.

Mis à jour le : 08/09/2025