Présentation.

Les paramètres d'administration de l'application Invités permettent d'autoriser ou non, aux invités, l'accès à certaines ressources de votre instance. Les invités sont des comptes qui peuvent se connecter sur votre drive mais ne possèdent pas de quota.

Administration de l'application Invités.

Pour accéder à l'application Invités, les administrateurs de l'instance doivent se rendre dans les paramètres d'administration, puis dans Invités.

Ces paramètres, accessibles aux administrateurs d'une instance, sont les suivants :

Masquer les autres comptes des invités : lorsqu'elle est activée, cette option empêche les invités de voir les comptes des autres invités.

Limiter la création de comptes invités aux groupes suivants uniquement : permet de n'autoriser la création d'invités qu'à certains groupes déjà existants sur votre instance.

Limiter l'accès des invités à la liste d'autorisation d'une application : cette option permet de rendre accessibles ou non les applications installées sur votre instance aux invités. Le bouton Réinitialiser la liste d'autorisation rétablit ce paramètre par défaut.

Comptes invités : c'est ici qu'apparaissent les invités créés sur votre instance, pour le moment, il n'en existe pas encore.

La liste d'applications permet d'autoriser l'accès aux applications suivantes :

Activity : autorise l'accès à l'application Activité.

Approval : permet de voir le statut d'approbation d'un fichier.

Calendar : autorise l'accès à l'application Agenda.

Circles : autorise l'accès aux équipes.

Comments : autorise l'accès aux commentaires sur les fichiers.

Contacts : autorise l'accès à l'application Contacts.

Deck : autorise l'accès à l'application Deck.

Files_automatedtagging : autorise la définition automatique d'étiquettes sur les fichiers.

Files_downloadactivity : autorise l'accès à l'activité sur le téléchargement de fichiers.

Files_lock : autorise le verrouillage de fichiers.

Files_pdfviewer : autorise la lecture des fichiers PDF.

Files_Reminders : autorise les rappels sur les fichiers.

Files_Retention : autorise la suppression automatique de fichiers après un temps défini.

Files_sharing : permet la création de partage d'un fichier.

Files_trashbin : autorise l'accès à la corbeille.

Files_versions : autorise l'accès aux versions de fichiers.

Flow_notifications : autorise la configuration de notifications avec des flux personnalisés.

Forms : autorise l'accès à l'application Formulaire.

Groupfolders : autorise l'accès aux dossiers d'équipe.

Notes : autorise l'accès à l'application Notes.

Notifications : autorise les notifications.

Onlyoffice : permet l'ouverture des fichiers sur le drive avec la suite OnlyOffice.

Password_policy : autorise la configuration de la politique de mots de passe.

Photos : autorise l'accès à l'application Photos.

Profile : autorise l'accès au profil.

Sharebymail : autorise les partages par mail.

Spreed : autorise l'accès à Talk.

Activer une nouvelle application pour les invités.

Comme expliqué précédemment, les invités sont limités dans l'utilisation des applications. Par défaut, ils n'accèdent qu'au tableau de bord, aux fichiers, aux photos et à l'activité.

Il est possible de leur activer ou non d'autres applications, Talk par exemple. Pour cela, nous nous rendons dans les paramètres d'administration puis dans Invités, l'application spreed (Talk) peut être activée.

L'invité retrouve à présent l'application Talk sur son interface.

Tentative d'accès à une ressource non autorisée pour les invités.

Lorsqu'un élément est partagé à un invité mais que celui-ci ne possède pas l'autorisation d'accéder à cette ressource, le message d'erreur suivant apparaît.

Par exemple : un invité à été créé afin de lui permettre d'accéder à un fichier .pdf, lors de sa connexion, le fichier .pdf est visible.

Cependant, si l'option Files_pdfviewer n'est pas autorisée dans les paramètres d'administration, l'ouverture du fichier n'est pas possible.

Il faut donc se rendre dans dans les paramètres d'administration de l'instance, puis dans Invités afin d'autoriser les applications nécessaires, à partir de la liste fournie plus haut.

Maintenant que les paramètres de l'application Invités ont été configurés, voici une documentation expliquant comment créer des invités.

Mis à jour le : 08/09/2025